Uw gegevens in vertrouwde handen

Wie is verantwoordelijk?

Telforce B.V., Wallerstraat 16D, 2613 ZS Delft, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via telforce.nl worden verwerkt. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via info@telforce.nl of 015 - 301 04 05.

Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze verklaring geldt voor bezoekers van telforce.nl, personen die contact met ons opnemen, klanten en gebruikers van onze software. Ook leggen we uit hoe Telforce omgaat met persoonsgegevens die klanten in het platform invoeren of tijdens klantcontact verwerken.

Wanneer een organisatie Telforce gebruikt om met haar eigen klanten of relaties te communiceren, bepaalt die organisatie het doel en de middelen van de verwerking. De organisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke en Telforce treedt op als verwerker. De afspraken daarover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens verwerken we?

We verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u, van de organisatie waarvoor u werkt of doordat u onze website en diensten gebruikt. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt, een account gebruikt, een overeenkomst aangaat of een betaling doet. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Het kan onder meer gaan om naam, organisatie, functie, telefoonnummer, e-mailadres, correspondentie, contract- en factuurgegevens, betaalgegevens zoals IBAN en BIC, en beperkte technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, inlogmomenten en beveiligingslogs.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

• Om uw vraag te beantwoorden en ondersteuning te bieden.
• Om een demonstratie, offerte of vervolgafspraak te verzorgen.
• Om overeenkomsten uit te voeren, gebruikersaccounts te beheren en te factureren.
• Om storingen te onderzoeken en misbruik of onbevoegde toegang te voorkomen.
• Om de website veilig en beschikbaar te houden.
• Om te voldoen aan administratieve en wettelijke verplichtingen.

Gegevens van bellers en relaties

Klanten kunnen contact- en gespreksgegevens in Telforce vastleggen, bijvoorbeeld telefoonnummers, klantgegevens, belresultaten, notities, opnames, transcripten en rapportages. Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, hangt af van de inrichting die de klant kiest.

De klant blijft verantwoordelijk voor een geldige grondslag, het informeren van betrokkenen en het instellen van passende bewaartermijnen. Telforce verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant, voor het leveren, beveiligen en ondersteunen van het platform. Medewerkers krijgen alleen toegang wanneer dat voor hun werkzaamheden nodig is. Het platform biedt functies waarmee klanten gegevens kunnen exporteren, corrigeren of verwijderen om verzoeken van betrokkenen zorgvuldig af te handelen.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Administratieve gegevens bewaren we zolang de wet dit vereist. Account- en contractgegevens bewaren we gedurende de klantrelatie en verwijderen of anonimiseren we daarna volgens de afspraken met de klant en onze interne bewaartermijnen.

Gegevens die klanten in Telforce verwerken, worden bewaard volgens hun ingestelde of overeengekomen termijn. Na beëindiging van de dienstverlening worden deze gegevens verwijderd of teruggeleverd binnen de contractueel afgesproken periode, behoudens wettelijke verplichtingen of een aantoonbare noodzaak om een geschil af te handelen.

Chatwoot-webchat

De Chatwoot-webchat wordt pas geladen nadat u daarvoor toestemming geeft. Start u een chat, dan verwerken we uw berichten, de contactgegevens die u zelf deelt en technische gegevens die nodig zijn om het gesprek te laten functioneren.

Een afgesloten chatgesprek bewaren we maximaal 90 dagen. Een onvoltooid gesprek zonder bruikbare contactgegevens verwijderen we uiterlijk na 30 dagen. Leidt de chat tot een offerte, overeenkomst of lopende supportzaak, dan nemen we alleen de noodzakelijke gegevens over in het daarvoor bestemde klant- of supportsysteem. Voor die gegevens gelden de bewaartermijnen van dat systeem; het oorspronkelijke chatgesprek wordt daarna verwijderd of geanonimiseerd. Bijlagen verwijderen we uiterlijk na 30 dagen, tenzij ze aantoonbaar nodig zijn voor een lopende zaak of wettelijke verplichting.

Cookies en browseropslag

De Astro-website gebruikt geen analytische of marketingcookies. We bewaren alleen uw chatvoorkeur lokaal in uw browser. Details en de mogelijkheid om uw keuze te wijzigen staan in het cookiebeleid.

Delen en beveiligen

We verkopen uw persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en passende afspraken zijn gemaakt. Denk aan hosting-, communicatie-, support- en administratieve dienstverleners. Als een partij buiten de Europese Economische Ruimte persoonsgegevens verwerkt, zorgen we voor een passende wettelijke waarborg.

Telforce past gegevensbescherming toe bij het ontwerp en de standaardinstellingen van systemen en processen (privacy by design en privacy by default). We nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Hieronder vallen onder meer toegangsbeheer, logging, versleuteling waar passend, beveiligde verbindingen, back-ups, leveranciersbeheer en periodieke toetsing. Meer informatie staat in ons securitybeleid.

Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of een eerder gegeven toestemming intrekken. Gaat uw verzoek over gegevens die een organisatie met Telforce verwerkt, neem dan eerst contact op met die organisatie. Wij ondersteunen onze klanten bij het uitvoeren van geldige verzoeken.

Stuur privacyvragen over Telforce zelf naar info@telforce.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.