Om te beginnen zijn er de agenda-eigenaren of wel buitendienst medewerkers voor wie de afspraken ingepland moeten worden. Een manager of zij zelf kunnen opgeven op welke vaste dagen en tijden de afspraken ingepland kunnen worden:

Hierop kunnen uiteraard uitzonderingen gemaakt worden maar vooral is het handig om de persoonlijke agenda van de buitendienst medewerker te synchroniseren met de agenda van de tool. Hiermee worden afspraken die de medewerker zelfstandig in zijn agenda zet automatisch als ‘bezet’ aangemerkt. Er zijn verschillende manieren om agenda’s te koppelen.

Een agenda tool heeft een widget dat u op uw website kunt plaatsen waarmee klanten zelfstandig een afspraak kunnen inplannen. De widget laat de beschikbare tijden zijn die nog vrij zijn om een afspraak te kunnen maken. In combinatie met Telforce wordt dit widget geopend vanuit de Telforce callcenter software door de callcenter medewerker die tijdens het telefoongesprek een afspraak inboekt met de klant die aan de telefoon is.

Bij de volgende stap kunnen de klantgegevens worden ingevuld. Als u dit scherm via Telforce gebruikt worden deze velden automatisch ingevuld met de reeds ingevulde gegevens die in Telforce staan!

Tenslotte volgt er een bevestiging van de afspraak:

Zowel de klant als de buitendienst medewerker (agenda eigenaar) ontvangen een bevestiging per e-mail:

Deze afspraak wordt automatisch toegevoegd aan de Google, Outlook of iCloud agenda van de buitendienst medewerker. Op een nader in te stellen tijdstip kan de klant een reminder per e-mail en of SMS ontvangen van de afspraak.