agendabeheertool

Agenda beheer Software

Heeft u een organisatie waarbij buitendienst medewerkers op bezoek moeten bij de (potentiële) klant?
Heeft u verkopers die demo afspraken met klanten inplannen?
Is het belangrijk om de agenda’s van deze medewerkers optimaal te vullen?
Wilt u het aantal geannuleerde afspraken minimaliseren?

In deze gevallen is een agendabeheer- of afspraken tool zeer nuttig. Hiermee kan een callcenter medewerker eenvoudig rechtstreeks in agenda’s van verschillende medewerkers een afspraak inplannen door simpelweg een beschikbaar tijdslot te kiezen en zonder verdere details van deze agenda’s te zien.

Tarieven Vraag een demo aan

Onderaan deze pagina kunt u de volgende 4 oplossingen met elkaar vergelijken: ScheduleOnce, Appointlet, Libersy en Supersaas.

 

 

Hoe werkt het

Om te beginnen zijn er de agenda-eigenaren of wel buitendienst medewerkers voor wie de afspraken ingepland moeten worden. Een manager of zij zelf kunnen opgeven op welke vaste dagen en tijden de afspraken ingepland kunnen worden:

Hierop kunnen uiteraard uitzonderingen gemaakt worden maar vooral is het handig om de persoonlijke agenda van de buitendienst medewerker te synchroniseren met de agenda van de tool. Hiermee worden afspraken die de medewerker zelfstandig in zijn agenda zet automatisch als ‘bezet’ aangemerkt. Er zijn verschillende manieren om agenda’s te koppelen.

Een agenda tool heeft een widget dat u op uw website kunt plaatsen waarmee klanten zelfstandig een afspraak kunnen inplannen. De widget laat de beschikbare tijden zijn die nog vrij zijn om een afspraak te kunnen maken. In combinatie met Telforce wordt dit widget geopend vanuit de Telforce callcenter software door de callcenter medewerker die tijdens het telefoongesprek een afspraak inboekt met de klant die aan de telefoon is.

Bij de volgende stap kunnen de klantgegevens worden ingevuld. Als u dit scherm via Telforce gebruikt worden deze velden automatisch ingevuld met de reeds ingevulde gegevens die in Telforce staan!

Tenslotte volgt er een bevestiging van de afspraak:

Zowel de klant als de buitendienst medewerker (agenda eigenaar) ontvangen een bevestiging per e-mail:

Deze afspraak wordt automatisch toegevoegd aan de Google, Outlook of iCloud agenda van de buitendienst medewerker. Op een nader in te stellen tijdstip kan de klant een reminder per e-mail en of SMS ontvangen van de afspraak.

 

 

 

Vergelijking: De beste agenda tools op een rij

Telforce heeft de nodige tijd gestoken om uit te zoeken welke van de vele agendabeheer tools de beste zijn en bovendien samenwerken met onze callcenter software. We hebben zeker 20 oplossingen bekeken en de beste 4 hieronder voor u uitgelicht.

Alle tools voldoen aan de onderstaande requirements.

Telforce koppeling

Bij het inplannen van een afspraak door een callcenter medewerker worden de gegevens van de klant automatisch overgenomen uit Telforce.

Agenda synchronisatie

Bij het inboeken van afspraken in de agenda van de eigenaar worden de tijdensloten die vrij en bezet zijn gesynchroniseert zodat dubbele afspraken voorkomen worden.

Website widget

Plaats een widget op uw site waarmee bezoekers zelf een afspraak kunnen inplannen.

E-mail bevestigingen

Bij het inplannen van de afspraak ontvangen zowel de klant als agenda eigenaar een bevestig van de afspraak inclusief alle details en een optie om de afspraak te wijzigen.

Velden

Maak zelf velden aan die ingevuld worden door de klant of callcenter medewerker.

E-mail & SMS reminders

Stuur automatisch een e-mail en/of SMS herinnering naar de klant vóór de afspraak.

Buffer tijden

Stel buffertijden in tussen de afspraken ivm reistijd.

Verdeling naar locatie

Zorg dat de juiste medewerker naar de klant gaat op basis van regio of rayon.

ScheduleOnce

ScheduleOnce is verreweg onze favoriet. En dit komt omdat de tool erg gebruikersvriendelijk is en zeer uitgebreid is. Ook de online documentatie is heel duidelijk maar wel in het Engels. ScheduleOnce blinkt ook uit in het gemak waarmee medewerkers zelfstandig hun agenda kunnen koppellen op verschillende manieren, denk aan Google agenda, Office 365 agenda, Outlook, Exchange of iCloud agenda. ScheduleOnce is met name geschikt voor organisaties waar meerdere medewerkers als een team de afspraken moeten afhandelen. ScheduleOnce biedt ook Pooled Availability wat betekent dat een callcenter medewerker simpelweg een dienst kan aanklikken en een datum/tijd kan kiezen waarna er op basis van business rules een medewerker wordt toegewezen voor de afspraak.

Zeer uitgebreid
Makkelijk agenda’s koppelen
Veel addons en integraties
Pooled availability
Iets duurder dan andere oplossingen
Nederlandstalige afspraak bevestiging alleen in Pro pakket

€35 per gebruiker en manager per maand
Optionele installatieservice: €150 eenmalige inrichting en €45 eenmalig per buitendienstmedewerker

Bestel met installatieservice Bestel doe-het-zelf pakket Vraag een demo aan

Appointlet

Appointlet is een moderne afspraak management oplossing met een frisse look en goed betaalbaar. De callcenter medewerker kiest een dienst en daarna een datum/tijd en de afspraak wordt aan de buitendienst medewerker toegewezen. Heel simpel. De klant ontvangt een afspraakbevestiging en heeft diverse manieren om de afspraak te annuleren of verschuiven. Het enige nadeel van Appointlet is dat als je een nieuwe buitendienst medewerker wilt toevoegen aan het team je deze medewerker toegang moet geven tot de omgeving en waarbij deze medewerker dan rechten heeft om accounts van andere medewerkers en ook de boekingspagina te wijzigen. Hierdoor is het pakket wat minder geschikt voor de grotere teams (+5). Het alternatief is om medewerkers toegang te geven via een gedeelde Google agenda maar dit vereist dan vrij veel stappen om het pakket in te richten.

Moderne look & feel
Mooie bevestigings mail voor de klant met opties voor annuleren en verschuiven van de afspraak
Agenda eigenaar kan synchroniseren met Google en office 365 agenda
Pooled availability (beperkter dan ScheduleOnce)
Geen beperking rechten bij toevoegen nieuwe medewerkers en daardoor minder geschikt voor grotere teams
Sommige emails en schermen zijn nog niet goed vertaald in het Nederlands

€12 per gebruiker per maand
Optionele installatieservice: €150 eenmalige inrichting en €45 eenmalig per buitendienstmedewerker

Bestel met installatieservice Bestel doe-het-zelf pakket Vraag een demo aan

Libersy

Libersy is een echt Nederlands product dat ook internationaal gebruikt wordt. Ook bij Libersy is het mogelijk om via een lijst met beschikbare tijden een slot te kiezen waarna klantgegevens ingevuld kunnen worden en de afspraak naar beide partijen bevestigd wordt. De functionaliteit is beperkt maar voldoende en het is natuurlijk fijn dat alles in het Nederlands is. De schermen zien er wel een tikje ouderwets uit maar dat doet niet af aan de functionaliteit.

Agenda eigenaren uitnodigen tot de applicatie met beperkte permissies
Nederlands product
Ouderwetse vormgeving
Veel stappen om kalenders te synchroniseren
Synchronisatie niet in realtime maar periodiek

€15 per maand voor 1 medewerker
€28 per maand voor 10 medewerkers
€70 per maand voor onbeperkt aantal medewerkers
Optionele installatieservice: €150 eenmalige inrichting en €65 eenmalig per buitendienstmedewerker

Bestel met installatieservice Bestel doe-het-zelf pakket Vraag een demo aan

Supersaas

Ook Supersaas is een echt Nederlands product. Het is een zeer veelzijdig pakket dat gericht is op het agenderen van ‘resources’. Of dit nu verkopers, buitendienstmedewerkers, vergaderzalen of yogalessen zijn. De software heeft zeer geavanceerde mogelijkheden maar werkt anders dan de andere pakketten in de zin van dat het proces van boeken hier echt middels een visuele kalender gaat en niet via een tijdsloten systeem.

Zeer flexibel in bepaalde opzichten
Nederlands product
Kalender widget in plaats van tijdsloten keuze
Veel stappen om kalenders te synchroniseren
Synchronisatie niet in realtime maar periodiek
Klant moet account maken om afspraak te wijzigen
Geen echte pooled availabilty

€8 per maand met max. 200 toekomstige afspraken
Zie andere tarieven voor grotere bundels
Optionele installatieservice: €150 eenmalige inrichting en €65 eenmalig per buitendienstmedewerker

Bestel met installatieservice Bestel doe-het-zelf pakket Vraag een demo aan